POST Nº 8. Estructura de costes para Openbravo

El modelo económico, la estructura económica

Ya comentamos que el modelo económico como representación de la estructura económica nos da información de los trabajos o actividades llevadas a cabo en la empresa y de los flujos que entra y salen a través de las mismas valorados en dinero y que constituyen lo que son los costes.

El ERP gratuito Openbravo toma como referencia una estructura de costes basadas en actividades, el modelo de costes ABC para organizar el módulo de producción y para el cálculo de los precios de coste. Para el cálculo de presupuestos también utilizaremos para calcularlos un modelo basado en actividades.

En  http://www.aulafacil.com/Contabcoste/Lecc-16.htm explican muy bien este modelo de una manera muy práctica.

El método de costes ABC es una variante de los métodos de costes totales. En los métodos de costes totales reparten los costes indirectos directamente de los departamentos a los productos. Dentro de este modelo está el de secciones homogéneas que una vez repartidos los costes indirectos por departamentos, los de cada departamento los va repartiendo en cada una de las secciones o centros de coste en los que se dividen para a continuación repartir los costes de cada sección o centro de coste a los productos en función a las unidades de obras establecidas para cada sección consumidas por cada producto.

El método de costes ABC distribuye en primer lugar los costes indirectos entre los diversos centros de costes; a continuación, dentro de cada centro reparte estos costes entre las diferentes actividades que realiza cada uno de ellos; y finalmente reparte los costes asignados a estas actividades entre los diversos productos u objetivos de coste.

El tratamiento de los costes directos es exactamente igual en los tres métodos de costes totales. Estos costes se asignan o imputan directamente a los productos.

El método de costes ABC aporta aún más información que los anteriores, pero también es un método más caro y complicado de implantar y de gestionar.

Un ejemplo: El centro de costes “Compras” realiza distintas actividades: búsqueda de proveedores, negociación de pedidos, control de calidad del material recibido, etc. El método ABC distribuye los costes asignados a este centro entre las actividades que realiza.

La filosofía de este método se basa en que las actividades que realiza una empresa son las que originan, causan, generan o dan lugar a los costes, son las responsables de que las empresas incurran en los mismos, y por ello es fundamental controlar como evolucionan estas actividades.

La filosofía del modelo de costes ABC descansa en el principio de que las actividades son realmente las causas que determinan el consumo de recursos y los costes que ello trae consigo al valorar dichos consumos. De este modo, las secciones o departamentos incurren en costes en la medida en que realizan actividades y el coste de los productos es resultado del consumo que ellos realizan de las actividades necesarias para obtenerlos.

Veamos con un ejemplo como tratan los costes indirectos cada modelo para repartirlos a los productos.

Analicemos una empresa que fabrica zapatos y bolsos; en concreto, nos vamos a centrar en su departamento de “Ventas”. Los costes asignados a este centro hay que distribuirlos entre los dos productos.

El método de secciones homogéneas basa su distribución en el volumen de actividad (cuantos zapatos y cuantos bolsos se han vendido). Seleccionara una unidad de obra del tipo “nº de artículos vendidos”, para repartir los costes de este departamento.

El método de costes ABC analiza las distintas actividades que realiza este centro, y dentro de cada actividad buscará la causa que origina el coste. Resulta que es la gestión del pedido lo que origina el coste (papeleo, negociación, medios de pago, etc.), con independencia de que el pedido sea de 100 artículos o de 1.000. Por ello, establecerá como criterio de reparto “número de pedidos gestionados de cada artículo”.

Resumiendo, los tres pasos que realiza este método son:

Primero: reparte los costes indirectos que nos viene de la contabilidad financiera entre los diversos centros de costes (en base a criterios de reparto establecidos).

Segundo: distribuye los costes de los centros entre las actividades que realiza (habrá que definir para cada una de las secciones criterios para repartir los costes indirectos de cada una de estas a las actividades).

Tercero: reparte los costes asignados a estas actividades entre los productos (igualmente hará falta para ello definir criterios de reparto, los inductores de coste).

La sección de “Personal” de una empresa realiza las siguientes actividades:

1.- Gestión administrativa de la plantilla (pago de nóminas, evaluaciones, control del absentismo, política de ascensos…).

2.- Contratación de nuevo personal (selección y contratación).

3.- Formación (evaluación de las necesidades formativas, organización de cursos, etc).

Etc.

En post anteriores hemos hablado mucho de los distintos trabajos o acciones que hay en una empresa: de dirección, de gestión y ejecutivos. También vimos como los trabajos de tipo ejecutivo se iban agrupando en otros: desde el nivel mas elemental que son las operaciones. Las operaciones se une con otras para efectuar una determinada tarea. Las tareas de un mismo tipo se agrupan entre si siguiendo algún criterio para formar las actividades/procesos que a su vez (las actividades del mismo tipo) se agrupan, las que persiguen el mismo cometido, para formar o desarrollar cada una de las partes de la gestión de la empresa o funciones que las engloban.

También hablábamos de los departamentos. Para ejecutar/realizar estas funciones son necesarios medios humanos y materiales que son los que forman un departamento. Al frente de cada departamento hay un órgano con poder de decisión autónomo y los medios humanos que se le asigna y que realizan los trabajos de tipo ejecutivo asignados al departamento se le llaman puestos de trabajo. Se dividen a su vez en secciones según actividades homogéneas, y especializadas con un responsable al frente.

En aulafácil se define la actividad como cada uno de los cometidos principales que realizan los centros de costes/secciones.

Por ejemplo, la sección de “Personal” de una empresa realiza las siguientes actividades:

  1. Gestión administrativa de la plantilla (pago de nóminas, evaluaciones, control del absentismo, política de ascensos…).

  2. Contratación de nuevo personal (selección y contratación).

  3. Formación (evaluación de las necesidades formativas, organización de cursos, etc).

Etc.

Cada empresa es libre de definir dentro de cada centro aquellas actividades que considere relevantes.

Por ejemplo, una empresa puede considerar el “pago de nómina” como una actividad independiente, mientras que otra la puede tener englobada dentro de una actividad más amplia (por ejemplo: gestión administrativa de la plantilla).

Las actividades se clasifican en principales y auxiliares:

Las actividades principales son aquellas que intervienen directamente en la elaboración del producto, mientras que las auxiliares son actividades de apoyo.

Los costes asignados a las actividades auxiliares se reparten a continuación entre las actividades principales.

Hay que establecer criterios de reparto que sean lógicos, tratando de medir en que medida cada actividad auxiliar sirve de apoyo a las diferentes actividades principales.

En este método no se clasifican los centros o secciones en auxiliares y en principales tal como hace el método de secciones homogéneas quedando vacíos de costes las seeciones auxiliares, sino que los costes de todos los centros o secciones se reparten entre las actividades que se realizan en cada uno de ellos.

El número de actividades definidas no debe ser demasiado extenso ya que complicaría enormemente este método:

Algunas actividades deberá englobarlas en otras más amplias.

Hay que buscar un equilibrio entre calidad de la información (mientras mayor sea el número de actividades mejor será esta) y facilidad de gestión.

Es posible que en una actividad determinada participen conjuntamente dos centros de costes diferentes:

Por ejemplo, en formación podría intervenir tanto el departamento de recursos humanos, como el departamento técnico correspondiente que imparte el curso.

Ambos centros de costes asignarán parte de sus gastos a esta actividad.

Los inductores de coste

El “Inductor de coste” es la medida que nos permite distribuir los costes de las actividades principales entre los productos. El “Inductor de costes” trata de medir el hecho que pone en marcha la actividad.

Los productos consumen actividades, las actividades consumen recursos de los departamentos o secciones a las que
pertenecen. Un inductor de coste es cualquier factor que tiene un efecto directo causa/efecto con el consumo de
recursos.
La atención en las actividades dará como resultado el uso de inductores de COSTES más apropiados, calculándose un
coste de los productos más cercano a la realidad. Para poder calcular COSTES del producto próximos a la realidad se
hace necesario seleccionar inductores que presenten un elevado grado de relación con el consumo de recursos en la
actividad analizada.

Por ejemplo, en un departamento de marketing el inductor de costes podría ser “lanzamientos de nuevas campañas publicitaria”, ya que pone en marcha la actividad “gestión publicitaria”, que es la que genera los costes.

Sigamos con el ejemplo de la empresa que fabrica zapatos y bolsos. Los gastos de su departamento de marketing han ascendido a 100.000 euros. La empresa ha vendido 60.000 zapatos y 40.000 bolsos. Ha realizado 4 campañas publicitarias, 1 dedicada a los zapatos y 3 dedicadas a los bolsos.

Si utilizáramos el método de “Secciones homogéneas” podríamos seleccionar como unidad de obra el “nº de artículos vendidos”, lo que nos llevaría a asignar 60.000 euros de costes a los zapatos y 40.000 a los bolsos.

En cambio, el método de costes ABC podría seleccionar como inductor de costes el número de campañas publicitarias. En este caso asignaría 25.000 euros de costes a los zapatos y 75.000 euros a los bolsos.

Como resúmen

La empresa se organizará (su modelo económico) por tanto siguiendo este esquema:

Función de producción ( departamento de producción)

Secciones

Actividades/procesos (centros de coste)

Partimos de la información que nos llega de la contabilidad financiera al final de un ejercicio económico, de su cuenta de explotación y nos centraremos en los gastos que nos aparecen en ella. Una vez tenemos los gastos separamos los considerados indirectos. Hacemos la tabla de reparto de costes indirectos entre las secciones para determinar los costes totales de cada sección.

Determinamos para cada sección un criterio subjetivo que utilizaremos para repartir los costes indirectos entre todas las actividades.

Vemos para cada actividad aparte de las entradas de costes indirectos que se le asignan egún los criterios de reparto establecidos que entradas de costes directos hay: consumos de materia prima y mano de obra directa.

En cada actividad a través de un determinado procedimiento se realizan una serie de tareas u operaciones que dan lugar a una salida, un producto al que se le han incorporado dichas entradas y cuyo valor o coste es el valor monetario de todo lo que le ha entrado.

Para saber los costes directos que le han entrado/asignado/imputado a cada producto no hay problema por el carácter objetivo de los costes directos. El problema surge con los costes indirectos teniendo que emplear algún criterio subjetivo para imputarlos a los distintos productos a los que dan los costes la actividad en concreto. El concepto que se utiliza para ello es el de inductor de coste. Según el consumo que haga cada producto de inductor en relación al total de inductor de la actividad así tendrá de coste indirecto.

Los costes en Openbravo

Veamos un sencillo caso de una fábrica de cables USB. En dicha fábrica en primer lugar hay un plan de producción llamado “PCON CABLE PARA USB” en el que se da salida aun producto intermedio llamado “Cable” que se utiliza como materia prima (entrada) en el siguiente plan de producción llamado “MONTAJE USB” en el que se da salida al producto final “USB Cable”. Es un caso sencillo de una única secuencia por plan. Por lo general en cada plan hay mas de una secuencia. Vemos, pues los planes que hemos dado de alta en OB:

En OB para cada producto que se fabrica ya sea final o intermedio se configura un plan de producción. Aqui por tanto hemos dado de alta 2 planes.

Veamos cada plan por separado. Suponemos que en en módulo de producción hemos configurado el puesto de trabajo, centro de coste y el proceso/actividad correspondiente a cada secuencia.

A cada plan hay que darle de alta la versión que tiene vigente y las secuencias de las que consta. A su vez a cada secuencia hay que incluirle la actividad/proceso del que toma los costes indirectos (sabemos que una actividad/ proceso consta de un centro de coste del que toma los costes indirectos) y dar de alta las entradas de costes directos que se producen en dicha secuencia. Vemos pues que hay en cada plan de producción varias secuencias que toman cada una unas entradas de materias primas, mano de obra directa y costes indirectos que son utilizadas para dar salida a un determinado producto y solo un producto por plan. Remarco esto porque es muy importante dejarlo claro. Definimos un plan por producto fabricado ya sea final o intermedio.

Veamos, en nuestro ejemplo, el plan de producción que nos queda, el da lugar a la salida del producto final:

Lo costes directos se configuran al configurar el plan de producción de un determinado producto ya sea intermedio o final, al configurar las entradas y salidas de productos en la configuración de las secuencias del mismo.

Al configurar las secuencias  de dicho plan de producción habrá que selecionar el proceso que se corresponde con la secuencia por lo que al realizar esto ya estamos incluyendo el coste indirecto por unidad de producto (el proceso se configura incluyendo el centro de coste y el el puesto de trabajo).

Es importante remarcar que cada producto ya sea intermedio o final tiene un plan de proceso independiente. Hay que delimitar desde un principio los distintos productos intermedios que se fabrican en la empresa por que cada uno tendrá un plan de proceso propio. Por productos intermedios tambíen serán considerados los que solo reciben los costes indirectos del proceso por el que pasa y por tanto también tendrán un plan de proceso independiente aunque no reciban costes directos en su fabricación.

Al configurar el plan de proceso damos de alta las secuencias que lo componen. A cada secuencia le corresponde un determinado proceso del que sale un OUTPUT.  Para producir ese OUTPUT puede entrar, o no (pueden haber productos intermedios que solo incorporen costes indirectos de la secuencia/actividad), costes directos, ya sea materia prima y/o mano de obra directa. Todo esto se configura en la secuencia del plan de proceso, en la pestaña “entrada y salida de productos”. Además  cada secuencia/proceso tiene asociado un centro de coste en el que hemos incluido el coste indirecto de ese centro de coste (proceso) por unidad de producto.

Pude darse el caso que una secuencia del proceso productivo de la empresa (por ejemplo la secuencia de una empresa textil llamada “cortado”) salgan mas de un output, por ejemplo camisas cortadas y pantalones cortados. Habra que dar de alta dos planes de proceso diferentes y cada plan tendrá la misma secuencia/proceso/centro de coste llamado “cortado”. Podrán utilizar la misma secuencia/proceso/centro de coste si tienen el mismo coste indirecto por unidad, si no lo tiene habra que crear una secuencia/proceso/centro de coste dierente para cada producto:   “cortado camisa” y “cortado pantalón”.

Previamente a configurar los planes de procesos de todos y cada uno de los productos intermedios y finales hemos tenido que configurar el área de producción de la empresa en lo que se refiere a puesto de trabajo, centros de coste (estimando los costes indirectos por unidad de producto u obra del mismo)  y proceso/actividad como unión del puesto de trabajo y el centro de coste.

Los costes directos se pueden saber a priori por su objetividad, en un determinado producto se puede calcular cuanto tiene de materia prima y cuanta mano de obra se ha empleado en fabricar una unidad. Pero para saber cuanto de coste indirecto tiene cada unidad ya se complica la cosa y tenemos que emplear el ingenio para asignarles de la manera mas apróximadamente posible que le corresponden aplicando criterios subjetivos.

El punto de partida son los gastos por naturales del periodo de la contbilidad financiera que no tiene la consideración de directos (consums de materia prima y mano de obra directa) , repartirlos en una columna de una tabla para distribirlos a los distintos centros de coste.

Deberemos tener un histórico donde se refleje este reparto pues con este histórico podremos estimar los costes indirectos de los que antes habábamos.

La pregunta es: ¿como podemos hacer esto con nuestro ERP gratuito tipo Openbravo de manera ágil y operativa sin necesidad de tener que hacer el trabajo dos veces?.

La respuesta está en el área del ERP llamada “Proyectos y Servicios” . Debemos encontrar de configurar esta parte para con la ayuda de una hoja de cálculo poder calcular los costes indirectos preupuestados para cada producto para un determinado mes.

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